PRIVACYVERKLARING

Baet belastingadviseurs en financieel planners is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Baet belastingadviseurs en financieel planners biedt zowel aan bedrijven als consumenten dienstverlening op het gebied van belastingadvies en financiële planning.

Baet belastingadviseurs en financieel planners hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Baet belastingadviseurs en financieel planners houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Een gerechtvaardigde reden moet hebben om jouw persoonsgegevens te verwerken;
  • Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk bewaren om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Baet belastingadviseurs en financieel planners zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens website, contactformulier en email.

Bij het bezoeken van de website worden het gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, en gebruikte internetbrowser verstrekt. Het IP-adres kan worden aangemerkt als een persoonsgegeven en zal worden gebruikt om cyberaanvallen af te houden, dit is een gerechtvaardigd belang.

Op onze website is het mogelijk een contactformulier in te vullen. In het contactformulier wordt gevraagd naar jouw naam, telefoonnummer en emailadres. Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt die je actief aan ons verstrekt per email (Hierbij kun je denken aan naam, telefoonnummer en emailadres of andere persoonsgegevens die je aan ons toestuurt). Hiermee verleen je aan ons toestemming om over het betreffende onderwerp contact op te nemen of wellicht uitvoering te geven aan de overeenkomst.

Persoonsgegevens worden door Baet belastingadviseurs en financieel planners verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het beveiligen en verbeteren van de website;
  • Om met je in contact te treden;
  • Het uitoefenen van de werkzaamheden die voortvloeien uit de gesloten overeenkomst;
  • Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn:

  • Gerechtvaardigd belang;
  • Uitvoering van de gegeven opdracht;
  • Toestemming door het invullen van een contactformulier of verzenden van email.

Baet belastingadviseurs en financieel planners bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Mocht je contact met ons hebben opgenomen via de email of het contactformulier dan zal, indien je geen klant bij ons bent of wordt, deze email worden verwijderd als jouw vraag is beantwoord. Het IP-adres ter beveiliging van de website, zal worden bewaard zolang dit nodig is voor deze beveiliging.

Verwerking van persoonsgegevens van cliënten

Wanneer jij je aanmeldt voor een van onze diensten vragen wij je om een aantal persoonsgegevens te verstrekken. Bij al onze dienstverlening vragen wij je om:

  • Voornaam/Voorletters;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Geslacht
  • Adres;
  • Postcode/Woonplaats;
  • Provincie;
  • Land;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer/Faxnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Website;
  • Bankrekeningnummer;

Door onze dienstverlening aan bedrijven hebben wij ook toegang tot facturen die zich in jouw boekhouding bevinden. In sommige gevallen kunnen ook gegevens die op de factuur staan vermeld als persoonsgegevens worden aangemerkt.

Bij dienstverlening aan bedrijven zijn ook de volgende gegevens bij ons bekend:

  • Rechtsvorm
  • Inschrijfnummer KVK
  • RSIN (registratienummer belastingdienst)
  • Oprichtingsdatum
  • Voorletters + Naam contactpersoon
  • Telefoonnummer contactpersoon
  • Emailadres contactpersoon

Ook kan het zijn dat wij voor jou als particuliere klant betreffende aangiftes doen, hiervoor hebben wij van je een BSN nummer en een geboortedatum nodig. De uitvoering hiervan is toegestaan op basis van een wettelijke verplichting.

Ben je een zakelijke klant dan zal het gaat om een RSIN nummer. Voor het versturen van de diverse aangiften (denk daarbij o.a. aan omzetbelasting, vennootschapsbelasting, loonbelasting, e.d.) vragen wij je om een akkoordverklaring/machtiging.

Voor ons is inzichtelijk of je kinderen hebt. Dit wordt door de gemeente aan de belastingdienst verstrekt. Dit kan gevolgen hebben voor de belasting die je moet betalen of terugkrijgt. Dit geldt ook voor de vraag naar jouw burgerlijke staat of dat je fiscaal partners bent. Deze gegevens worden door jou aangeleverd.

Ten aanzien van financiële gegevens hebben wij als het gaat om particuliere klanten zicht op jaaropgaves, eventuele partneralimentatie en/of kinderalimentatie, overzichten van betaal- en spaarrekeningen en/of beleggingen, eventuele WOZ waarde woning, jaaropgave van de hypotheek, bij aankoop of verkoop van de woning: de notarisafrekening, giften, niet vergoede zorgkosten, studiefinanciering en niet vergoede studiekosten, betaalde lijfrentepremies, arbeidsongeschiktheidsverzekering en dividendgegevens.

Persoonsgegevens van cliënten worden door Baet belastingadviseurs en financieel planners verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het geven van (fiscale) adviezen;
  • Administratieve en boekhoudkundige doeleinden;
  • Het afhandelen van betalingen;
  • Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht. De opdracht kan zijn het opstellen van een financiële planning, het verzorgen van de financiële administratie en de bijbehorende jaarrapporten, het samenstellen van diverse fiscale aangiften (zoals; inkomstenbelasting, schenk- en erfbelasting, vennootschapsbelasting, dividendbelasting, omzetbelasting en loonbelasting) en/of het verwerken van de salarisadministratie;
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals persoonsgegevens die nodig zijn voor belastingverplichtingen.

Baet belastingadviseurs en financieel planners maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Je dient er bewust van te zijn dat wij zonder contactgegevens niet met jou in contact kunnen treden. Tevens kan Baet belastingadviseurs en financieel planners zonder persoonsgegevens die belangrijk zijn voor de betreffende dienstverlening geen goede uitvoering geven aan de overeenkomst.

Tevens zal Baet belastingadviseurs en financieel planners persoonsgegevens gebruiken en verstrekken als de overheid een verzoek doet voor een fraudeonderzoek.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn:

  • De overeengekomen opdracht;
  • Wettelijke verplichtingen;
  • Toestemming door middel van een akkoordverklaring/machtiging.

Baet belastingadviseurs en financieel planners is vanuit wetgeving verplicht om bepaalde (persoons)gegevens te bewaren. Zo bestaat er een bewaartermijn van 7 jaar op basisgegevens van Baet belastingadviseurs en financieel planners zoals een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering.

De documenten die onderdeel van de dienstverlening uitmaken zijn ook onderhevig aan een bewaartermijn. Deze zullen niet altijd persoonsgegevens vermelden, maar we sommen ze in zijn totaliteit voor jou op.

Facturen voor de omzetbelasting, jaarrekeningen, accountantsverklaringen, winstverliesrekening en administratie na ontbinding van de rechtspersoon zullen 7 jaar moeten worden bewaard. Voor dividendnota’s en loonbelastingverklaringen geldt een minimale bewaartermijn van 5 jaar.

Gegevens met betrekking tot bedrijfsmatig onroerend goed en subsidieadministratie dient minimaal 10 jaar bewaard te worden.

Particulieren zijn wettelijk niet verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om jouw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren. Wij bewaren de aangiftes inkomstenbelasting dan ook 5 jaar.

Gegevens die je zelf aan Baet belastingadviseurs en financieel planners verstrekt zullen zoveel mogelijk worden geretourneerd aan het einde van de dienstverlening.

Zoals aangegeven zal Baet belastingadviseurs en financieel planners bij sommige dienstverlening enkel als verwerker in de zin van de nieuwe privacywetgeving kunnen worden aangemerkt. De klant zal dan ook de bewaartermijnen bepalen.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Baet belastingadviseurs en financieel planners heeft ook contact met leveranciers. Baet belastingadviseurs en financieel planners heeft van deze leveranciers:

  • Naam organisatie;
  • Voornaam/Voorletters;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Geslacht
  • Adres;
  • Postcode/Postbus en Woonplaats/ Vestigingsplaats;
  • Provincie;
  • Land;
  • Telefoonnummer/Faxnummer;
  • E-mailadres;
  • Website;
  • BTW nummer;
  • Bankrekeningnummer;
  • KVK nummer;
  • Naam/ voorletters contactpersoon;
  • Functie contactpersoon;
  • Mobiel telefoonnummer contactpersoon;
  • Emailadres contactpersoon.

Deze persoonsgegevens zijn rechtmatig verkregen door toestemming die expliciet is gegeven of de uitvoering van de overeenkomst die met de betreffende leverancier is gesloten.

Om facturen te voldoen aan de leveranciers verstrekt de leverancier aan ons een factuur met daarop de bedrijfsnaam, adresgegevens, KVK nummer, BTW nummer en bankgegevens, dit op basis van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen die hiertoe bestaan.

Persoonsgegevens van leveranciers worden door Baet belastingadviseurs en financieel planners verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve en boekhoudkundige doeleinden;
  • Het afhandelen van betalingen;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals persoonsgegevens die nodig zijn voor belastingverplichtingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;
  • Toestemming;
  • Wettelijke verplichtingen.

Jouw persoonsgegevens worden door Baet belastingadviseurs en financieel planners opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Baet belastingadviseurs en financieel planners is vanuit wetgeving verplicht om bepaalde (persoons)gegevens te bewaren. Zo bestaat er een bewaartermijn van 7 jaar op basisgegevens van Baet belastingadviseurs en financieel planners zoals een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering. Deze is ook van toepassing op gegevens die in de factuur vermeld staan zoals naam, adres, bankrekeningnummer, tenaamstelling, KVK nummer en BTW nummer.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Baet belastingadviseurs en financieel planners verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming door middel van afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Baet belastingadviseurs en financieel planners de volgende persoonsgegevens van je vragen:

  • Naam organisatie;
  • Voornaam/Voorletters/Achternaam/Geslacht van contactpersoon
  • (Zakelijk) Telefoonnummer/Faxnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Website;
  • Postadres/Bezoekadres;
  • Postcode/Postbus;
  • Woonplaats/Vestigingsplaats;

Jouw persoonsgegevens worden door Baet belastingadviseurs en financieel planners opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Een verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het hoe en het waarom van een gegevensverwerking.
Baet belastingadviseurs en financieel planners is een verwerkingsverantwoordelijke op het moment dat zij in zekere zin de regels van de verwerking zelf bepaalt en afstemt met de betrokkenen. Dit is voor het grootste gedeelte van haar dienstverlening.

Dit is een groot verschil met de rol als verwerker. Daarbij bepaalt Baet belastingadviseurs en financieel planners, maar jij als klant hoe de verwerking plaatsvindt en blijf je als klant eindverantwoordelijke. Baet belastingadviseurs en financieel planners moet hierbij de instructies opvolgen die u als klant heeft gegeven. Hiervoor kunt u als klant aan Baet belastingadviseurs en financieel planners een verwerkersovereenkomst overhandigen. Je kunt hierbij denken aan het verwerken van de salarisadministraties.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Persoonsgegevens worden door meerdere partijen ontvangen. Baet belastingadviseurs en financieel planners heeft soms toegang tot persoonsgegevens waar het hoe en het waarom van de gegevensverwerking niet door Baet belastingadviseurs en financieel planners, maar enkel door de klant wordt bepaald. Als het gaat om verwerking van persoonsgegevens in het kader hiervan kan Baet belastingadviseurs en financieel planners als verwerker worden aangemerkt. Jij dient dan als klant vooraf toestemming te verlenen voor het inschakelen van derde partijen.

Baet belastingadviseurs en financieel planners maakt gebruik van een derde partij voor:

  • Alle software- en internetapplicaties ten behoeve van onze dienstverlening/opdrachten;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie (inclusief salarisadministratie);
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de Europese Economische Ruimte

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Economische Europese Ruimte.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Baet belastingadviseurs en financieel planners bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Zie voor de specifieke bewaartermijnen de Verwerking van persoonsgegevens.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Baet belastingadviseurs en financieel planners van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Voor het inloggen op onze digitale kantooromgeving (waar alle applicaties staan ten behoeve van onze dienstverlening) maken wij gebruik van een tweetrapsauthenticatie;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Mocht je vragen hebben over de beveiliging van jouw persoonsgegevens neem dan contact met ons op via het onderstaande emailadres.

Rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Je kunt een verzoek tot inzage, rectificatie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar het onderstaande emailadres. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door jouw browser (bijv. Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox, Opera) op jouw harde schrijf van jouw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Sessiecookies
Met behulp van een sessie cookies kunnen wij zien welke onderdelen van de website je met jouw bezoek hebt bekeken. Daardoor kan onze dienst zoveel mogelijk worden aangepast aan jouw eigen wensen. Hiervoor maken wij gebruik van cookies van derde partijen. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra je jouw webbrowser afsluit.

Functionele cookies
Met behulp van een functionele cookies kunnen wij je herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op jouw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen waardoor je prettiger gebruik maakt van onze website. Deze cookies kun je verwijderen via de instellingen van jouw browser. Functionele cookies worden nooit gedeeld met andere partijen en worden uitsluitend gebruikt voor de website www.baetadvies.nl

Analytische cookies
Met analytische cookies verzamelen wij met behulp van derden statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers. Door websitegebruik te meten kunnen we onze website blijven verbeteren in het voordeel van onze gebruikers. Voor het plaatsen van deze gegevens is geen toestemming vereist.
Mochten deze cookies worden ingezet om te koppelen aan bijvoorbeeld advertentiegegevens dan hebben wij wel toestemming van je nodig. Er is dan sprake van tracking cookies. Hierdoor kunnen wij te weten komen dat je naast onze website ook op de betreffende andere website(s) bent geweest.

Social media cookies van derden
Social media cookies van derden worden door de social media websites zelf geplaatst. Wanneer je een social media button aanklikt, wordt een social media cookie geplaatst. De social media partij kan jouw IP-adres herkennen op het moment dat je bijvoorbeeld een pagina van onze website deelt. Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven.

Aansprakelijkheid

Deze disclaimer is van toepassing op de website, www.baetadvies.nl en emailverkeer. Hoewel aan de inhoud van de website grote zorg is besteed, aanvaardt Baet belastingadviseurs en financieel planners geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheden daarvan. De op de website opgenomen informatie is alleen voor algemeen gebruik en kan niet worden aangemerkt als advies.

Baet belastingadviseurs en financieel planners is niet aansprakelijk voor virussen, ontstaan door het gebruik van de website. Het is niet toegestaan om de inhoud van de website te kopiëren, verspreiden of al dan niet tegen een vergoeding beschikbaar te stellen.

De informatie opgenomen in e-mails is enkel bestemd voor de geadresseerde. Baet belastingadviseurs en financieel planners is niet aansprakelijk voor virussen, ontstaan door het gebruik van elektronische middelen van communicatie.

Wijziging

Deze Privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 14 februari 2019.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

MAAK KENNIS MET ONS

BAET belastingadviseurs en financieel planners adviseert u over alle financiële en fiscale vraagstukken. Wij zijn dan ook de ideale partner voor zelfstandig ondernemers, vrije beroeps- beoefenaren, directeur-groot- aandeelhouders en vermogende particulieren.

LEES MEER